Quem é o donodo seu digital?
O checklist de acesso que todo dono de empresa deveria fazer antes de brigar com a agência, trocar de fornecedor — ou descobrir, do pior jeito, que o site, o Instagram e as campanhas nunca estiveram no nome dele.
Usar não é ser dono.
Você pode postar todo dia no Instagram e mesmo assim não controlar a conta. O que vale é quem está no nível mais alto de cada ferramenta — quem consegue remover todo mundo, inclusive você.
Se você brigasse com seu fornecedor amanhã, o que sobraria no seu nome?
Quase todo empresário responde “está tudo comigo” — e quase nenhum consegue provar. Não por má-fé de ninguém: é que esses acessos foram criados às pressas, há anos, por um sobrinho, um estagiário, uma agência que já foi embora. Ninguém anotou. Ninguém conferiu depois.
O problema aparece sempre no pior momento: na troca de agência, na saída de um sócio, no dia em que o site cai. Aí se descobre que o domínio está no CPF de um ex-funcionário, que a conta de anúncios pertence ao portfólio da agência antiga e que o histórico de dez anos de campanha vai embora junto com o contrato.
Vá marcando os itens conforme confere cada um. O progresso fica salvo no seu navegador — dá para parar no meio e voltar depois. No fim, o placar mostra em que situação sua empresa está.
Os três níveis em que você pode estar
| D Dono O ativo está no CNPJ (ou CPF) da empresa e você tem o login de nível mais alto. Você pode dar e tirar acesso de qualquer pessoa, a qualquer hora, sem pedir nada a ninguém. | U Usuário Você tem acesso, trabalha normalmente, mas alguém acima pode te remover. Situação comum e aceitável — desde que seja uma escolha consciente, e não uma surpresa. | R Refém Você não tem acesso nenhum, ou depende de terceiro para qualquer alteração. Se a relação azedar, você recomeça do zero — e o histórico não volta. |
O que você vai conferir
Domínio e site
O endereço, o servidor e a plataforma. Se você só puder conferir uma parte deste guia, confira esta.
Registro do domínio
O domínio é o endereço da sua empresa na internet. Perder o site é chato; perder o domínio é perder o nome. E-mails param, links de anúncio quebram, anos de reputação no Google evaporam.
Domínios .com.br ficam no Registro.br. Domínios .com costumam estar em registradores internacionais (GoDaddy, Namecheap, Hostinger e afins). Comece descobrindo qual é o seu caso.
Titular do domínio + acesso ao painel do registrador. Não existe “meio dono” aqui — é tudo ou nada.
Se o titular for o CNPJ da agência ou o CPF de qualquer pessoa física que não seja você ou seu sócio, resolva isso esta semana. A transferência de titularidade é um procedimento simples enquanto a relação está boa — e uma novela quando não está.
DNS — para onde o domínio aponta
É o “painel de controle” que decide qual servidor responde pelo seu site e por onde passam seus e-mails. Pode estar no registrador ou em outro serviço (Cloudflare, por exemplo).
Quem controla o DNS pode redirecionar seu site e seus e-mails para qualquer lugar em cinco minutos, mesmo sem ter a senha do site.
Hospedagem / servidor
É onde os arquivos do site moram, e o que você paga todo mês (ou todo ano) para o site continuar no ar.
Ser o titular da conta de hospedagem. Se o fornecedor revende hospedagem dentro da conta dele, você é inquilino — e precisa negociar migração antes de qualquer rompimento.
Plataforma do site (WordPress, CMS, loja)
É o sistema onde o conteúdo é editado. No Brasil, quase sempre WordPress — mas pode ser Wix, Shopify, Webflow, Astro ou um sistema próprio do fornecedor.
Não é errado um fornecedor construir dentro da plataforma dele. É errado você descobrir isso só na hora da saída. Peça a cláusula de encerramento por escrito no contrato — o que você leva embora, em que formato e em quanto tempo.
E-mails corporativos
Contas @suaempresa.com.br, normalmente no Google Workspace, Microsoft 365 ou no próprio servidor de hospedagem.
Ecossistema Meta
A confusão entre perfil, página e conta de anúncios — o mal-entendido mais caro do marketing digital brasileiro.
Ter o Instagram no celular não é controlar o ativo. O que manda é o Gerenciador de Negócios (business.facebook.com) — é ele que “contém” página, Instagram, conta de anúncios e pixel.
Gerenciador de Negócios (Business Manager)
Administrador (acesso total) do Gerenciador de Negócios. Sem isso, tudo abaixo é emprestado.
| Como costuma estar Página e Instagram dentro do Gerenciador da agência, com você como simples usuário. | Como deveria estar O Gerenciador é seu, e a agência entra como parceira dele. |
Página do Facebook e conta do Instagram
Conta de anúncios e pixel
Públicos e aprendizado de algoritmo levam meses e muito dinheiro para reconstruir — o ativo mais caro deste guia depois do domínio.
Ecossistema Google
Onde o histórico vale mais que a senha.
No Google, cada ferramenta tem sua própria lista de permissões. A boa notícia é que quase todas usam o mesmo padrão: existe um nível de proprietário / administrador e vários níveis abaixo. Confira um por um.
Perfil da Empresa no Google (Google Meu Negócio)
A ficha que aparece no Google Maps e no canto direito da busca. Para negócio local, costuma ser a maior fonte de contatos — e a mais fácil de perder.
Avaliações não se transferem. Se você perder a ficha e precisar criar outra, perde junto todas as estrelas conquistadas em anos.
Quer ir mais fundo nessa parte? Escrevi um guia inteiro só sobre o Google Meu Negócio.
Google Ads
A conta é sua e a agência entra como administradora vinculada. Assim, ao encerrar o contrato, basta desvincular — campanhas, histórico e conversões continuam onde estão.
Analytics, Search Console e Tag Manager
Dados de Analytics não são transferíveis de uma propriedade para outra. Perder a propriedade é perder o histórico inteiro de visitas do seu site.
O resto do ecossistema
Os ativos que ninguém lembra até precisar deles.
WhatsApp da empresa
Vendedor que sai com o chip leva a carteira de clientes junto. Vale a mesma lógica dos outros ativos — o número é da empresa.
Outras redes e canais
CRM, automações e disparos
Sua base de clientes é sua — e a LGPD reforça isso. Exporte periodicamente e guarde uma cópia fora da ferramenta.
Onde tudo isso fica guardado
Crie um e-mail neutro do tipo digital@suaempresa.com.br e use ele como dono de tudo. Ele não sai da empresa quando alguém sai.
Seu placar
O placar é calculado automaticamente pelos itens que você marcou acima.
0/20 Domínio e site | 0/14 Ecossistema Meta | 0/12 Ecossistema Google | 0/13 O resto |
| 48–59 Casa arrumada Você é dono do que construiu. O trabalho agora é de manutenção: revisar a lista de usuários a cada seis meses, remover quem saiu e manter o cofre de senhas atualizado. Coloque um lembrete no calendário e siga em frente. | 30–47 Zona cinzenta O mais comum entre empresas que já têm alguns anos de estrada. Nada está pegando fogo, mas existem pontas soltas que só aparecem numa crise. Escolha os três itens mais críticos que ficaram em branco — quase sempre domínio, Gerenciador da Meta e Perfil da Empresa no Google — e resolva ainda este mês, enquanto a conversa com todo mundo está tranquila. | 0–29 Risco real Sua empresa está operando em cima de ativos que não estão no seu nome. Isso não significa que alguém vá agir de má-fé — significa que você não tem escolha se precisar. Trate como prioridade de sócio, não de estagiário: comece pelo domínio, depois o Gerenciador da Meta, depois o Perfil da Empresa no Google. |
Pontuação baixa raramente é culpa da agência. Na maioria dos casos, ninguém nunca parou para organizar isso. O objetivo aqui não é criar desconfiança — é fazer com que a relação continue por escolha, e não por dependência.
Você fechou o checklist.
Isso já coloca sua empresa à frente da maioria. Agora transforme em rotina: coloque um lembrete a cada seis meses para revisar as listas de usuários de cada ferramenta. Acesso mal resolvido não avisa antes de virar problema.
O inventário dos seus ativos digitais
Baixe o PDF e preencha esta tabela à mão, ou copie para o gerenciador de senhas da empresa. Nunca escreva as senhas aqui — anote apenas onde a conta está e quem é o dono.
| Ativo | Plataforma / onde está | Conta dona (e-mail) | Nível |
|---|---|---|---|
| Domínio | |||
| DNS | |||
| Hospedagem / servidor | |||
| Plataforma do site | |||
| E-mails corporativos | |||
| Gerenciador Meta | |||
| Página do Facebook | |||
| Conta de anúncios Meta | |||
| Perfil da Empresa (Google) | |||
| Google Ads | |||
| Analytics / Search Console | |||
| WhatsApp da empresa | |||
| CRM / automação | |||
| Outras redes |
Na coluna Nível, escreva D para dono, U para usuário e R para refém. Todo R da lista é uma tarefa em aberto. Na página, esta tabela é só de leitura — quem quiser preencher usa o PDF.
Pedindo acesso sem estragar a relação
Pedir acesso não é acusação. Um bom fornecedor entende na hora — organização é do interesse dele também. Use um tom de rotina administrativa, sem drama e sem prazo agressivo.
Oi, [nome]. Tudo bem?
Estou organizando aqui a documentação dos ativos digitais da empresa — coisa de gestão interna mesmo, para ter tudo mapeado num lugar só.
Você consegue me confirmar três coisas?
1. Em quais plataformas a gente tem conta hoje (site, hospedagem, Meta, Google, etc.);
2. Em qual e-mail cada uma dessas contas está criada;
3. Se o acesso de administrador está no CNPJ da empresa.
E, onde ainda não estiver, me adicionar como administrador usando o e-mail [digital@suaempresa.com.br].
Nada muda no nosso trabalho — é só para eu ter o registro completo aqui do meu lado. Obrigado!
Cinco erros que vejo com frequência
O que cada palavra significa, em português de gente
O endereço do seu site (suaempresa.com.br). Você não compra: você aluga, ano a ano, de um registrador.
A entidade que administra todos os domínios terminados em .br no Brasil. É lá que se consulta e se gerencia quem é o titular.
O CNPJ ou CPF que consta como dono do domínio. É a informação mais importante deste guia.
A “tabela de endereços” que diz para onde o domínio aponta: qual servidor mostra o site e para onde vão os e-mails.
O aluguel do espaço onde os arquivos do site ficam guardados e ligados 24 horas por dia.
O sistema onde se edita o conteúdo do site sem programar. WordPress é o mais comum.
O “cofre” da Meta que guarda página, Instagram, conta de anúncios e pixel. Quem controla ele, controla tudo que está dentro.
Um trecho de código no seu site que registra o comportamento dos visitantes e alimenta os anúncios. É o que faz a campanha ficar mais barata com o tempo.
Conta de administrador do Google Ads, usada por agências para gerenciar várias contas de clientes a partir de um só painel.
A versão atual do Google Analytics, que mede o tráfego e o comportamento no seu site.
Ferramenta gratuita do Google que mostra como seu site aparece na busca e quais problemas ele tem.
A camada extra de segurança que pede um código além da senha. Só protege se o código chegar em alguém da empresa.
Contrate quem quiser, delegue o que precisar — mas a titularidade fica com a empresa. Todo o resto é ajustável.
Um checklist só funciona se virar tarefa
Se você chegou até aqui, já sabe mais sobre os seus ativos digitais do que a maioria dos empresários do seu setor. Agora escolha um único item que ficou em branco — de preferência o domínio — e resolva ainda hoje. Depois volte para o segundo. Feito é melhor que perfeito.
Se a resposta for “nem sei por onde começar”, comece pelo mais barato: digite seu domínio no registro.br e veja de quem ele é. Leva trinta segundos e costuma ser a resposta mais reveladora do guia inteiro.
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Publico bastidores de marketing digital para donos de empresa: o que funciona, o que só parece que funciona e o que ninguém te conta na reunião de proposta.
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Este material tem caráter educativo e reflete a prática de mercado em 2026. Nomes de menus e telas das plataformas citadas podem mudar sem aviso. Em situações contratuais ou societárias, consulte seu jurídico.
Oto Alvarenga · @otoalvarenga